Nắm bắt câu hỏi Tổ chức sự kiện
Để thành công khi tạo (tổ chức sự kiện) cần xét những nguyên tắc cơ bản có ảnh hưởng quyết định đến nó. Mối quan hệ giữa “tổ chức sự kiện”, PR (quan hệ công chúng), tìm hiểu thị trường, vv... không còn là quan tâm của giới doanh nghiệp mà đã trở thành một kỹ năng cần rèn luyện của các nhà quản lý (hành chính, giáo dục, quân sự, ngoại giao,..).
Với từng đơn vị, thủ trưởng (hoặc chủ doanh nghiệp) thường có “chiến lược” (lâu dài) để phát triển đơn vị, trong khi “sự kiện” chỉ là 1 trong nhiều biện pháp để thực hiện chiến lược đó. Nói cách khác, các sự kiện (có thể xảy ra trong 1 vài giờ) chỉ để phục vụ cho chiến lược.
Một trong các mục tiêu khi tổ chức sự kiện là phục vụ cho mục tiêu chiến lược; tránh xảy ra chuyện tiểu đội đi diệt địch mà tư lệnh sư đoàn không biết. Việc chuẩn bị “tổ chức” sự kiện suy cho cùng là “đề” (đưa ra) các biện pháp hoạt động thực tiễn.
Tuy vậy, trước khi “đề” (đưa ra) thì phải vấn (hỏi). Chưa hỏi một cách kỹ lưỡng mà đã vội đưa ra cách làm thì có thể thất bại. Thực hiện quy luật “vấn” - “đề” khi giải quyết “vấn đề” tổ chức sự kiện (xem thêm 6 bước giải quyết vấn đề - RDMP), sau đây là 48 câu hỏi trước khi tạo một (hoặc một nhóm) sự kiện cụ thể. Xin được gọi là "tổ chức sự kiện" (viết tắt: TCSK) ***
I. Tổ chức sự kiện (TCSK) phải gắn với giới thiệu sản phẩm, bán hàng, tiếp thị
1. Qua sự kiện sắp tổ chức, bạn muốn giới thiệu những sản phẩm gì ?
2. Sẽ làm những gì quản lý nguồn thông tin về khách hàng ?
3. Sẽ làm gì để thực hiện các hoạt động quan hệ công chúng (người, báo, đài,...)
4. Sẽ làm gì để nghiên cứu thị trường ?
5. Sẽ làm gì để xây dựng nhãn hiệu ?
6. Sẽ làm gì để thâm nhập thị trường. ?
II. TCSK để phục vụ cho chiến lược kinh doanh
7. Sẽ làm gì để phục vụ chiến lược đưa sản phẩm ra thị trường ?
8. Những người tham gia sự kiện hiểu thế nào khi phải tổ chức sự kiện “không hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty ?”.
III. Để TCSK, phải xác định đối tượng “khách hàng mục tiêu”
9. Sẽ làm gì để xác định (và phát triển) số lượng (và giá trị) của những khách hàng mà sự kiện thu hút được (kể cả những khách hàng tiềm năng) ?
10. Nói cụ thể, khách hàng của mình là những ai ?
11. Những thông điệp gì mà Công ty muốn truyền tải đến khách hàng mục tiêu ?.
12. Sẽ kiểm tra mấy lần đối với kế hoạch chi tiết về các hoạt động thu hút đúng đối tượng khách hàng (mà công ty) cần hướng đến,
13. Sẽ làm gì để hạn chế những đối tượng không nhiều tiềm năng (giúp chúng ta có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn cho những khách hàng kia).
IV. Phải nêu ra được các mục tiêu cụ thể của việc TCSK
Sau này sẽ không đo được những kết quả mà sự kiện mang lại cho danh tiếng của công ty, nếu hôm nay chưa đặt ra các mục tiêu cần hướng đến. Phải tổ chức mấy sự kiện, vậy mục tiêu cụ thể đối với mỗi sự kiện là gì ?
14. Vẫn tổ chức nhiều sự kiện hay điều chỉnh (thêm, bớt, ghép, mở rộng - 1 sự kiện nào đó)
15. Vậy mục tiêu chung của công ty khi quyết định tổ chức cả 9 sự kiện là gì ?.
16. Mục tiêu phát triển uy tín công ty lần này là những gì, đối với những ai ?
17. Mục tiêu lợi nhuận (tiền bạc) lần này là bao nhiêu ?
18. Mục tiêu xây dựng quan hệ lần này là những gì ?
19. Mục tiêu chiếm lĩnh cơ hội lần này là những gì ?
20. Các mục tiêu khác
21. Với mỗi sự kiện cụ thể (trong các sự kiện) cần đạt mục tiêu gì trên đây ?
V. TCSK không là công cụ đa năng để tiếp thị
22. Để thành công trong chiến lược kinh doanh (CLKD) của công ty, có thể dùng những cách nào khác (hiệu quả hơn) thay cho việc tổ chức những sự kiện sắp tới ?
23. Hãy mạnh dạn trả lời câu hỏi (nói to lên một cách kiên quyết) :”Có cần thiết phải tổ chức sự kiện không” ?
24. Có cần điều chỉnh gì nữa ?.
25. Nếu không quan tâm đến sự thoả mãn từ phía khách hàng (và khán giả), công ty sẽ thoả mãn bao nhiêu % khi sự kiện được tổ chức ?
VI. CLKD thì lâu dài còn TCSK chỉ diễn ra vài ngày (hoặc vài giờ)
Tổ chức sự kiện thường chỉ là một phần nhỏ của chiến lược tiếp thị và quảng bá cho doanh nghiệp.
26. Những nội dung khác trong “chiến lược tiếp thị và quảng bá ” của công ty là gì ?
27. Lúc này (năm, quý, tháng), việc tổ chức sự kiện chiếm bao nhiêu % trong “chiến lược tiếp thị và quảng bá ” của công ty ?
VII. Doanh nghiệp phải làm gì để quảng bá cho việc TCSK
28. “Không chỉ dựa vào lần tổ chức sự kiện này để công ty nắm tất cả cơ hội tiềm năng”. Bạn có đồng ý vậy không ?
29. Trước khi tổ chức sự kiện, công ty sẽ tổ chức những hoạt động quảng bá nào ?
30. Qua những hoạt động quảng bá trước khi tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần làm những gì để xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu ?
31. Qua những hoạt động quảng bá trước khi tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần làm những gì để thu hút sự tham gia của khách hàng mục tiêu
32. Với sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau trong thời gian tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần tổ chức hoạt động xúc tiến và quảng bá như thế nào để tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách hàng tham dự ?
VIII. Doanh nghiệp cần làm gì để thiết lập và phát triển liên hệ khách hàng
33. Cần làm gì để dồn hết sự tập trung vào “chất lượng”, thay vì số lượng các lần gặp gỡ khách hàng ?
34. Cần làm gì để sau khi kết thúc từng sự kiện để theo sát các mối liên hệ đã tạo dựng được nhằm tạo ra lợi nhuận thực sự cho công ty (với tập trung, kiên nhẫn).
35. Công ty đã chuẩn bị kế hoạch quản lý những mối liên hệ đó chưa ?
36. Cần làm những gì trước khi quyết định đầu tư vào việc tổ chức sự kiện lần khác.
IX. Thể hiện sự chú ý đối với nguồn nhân lực
Nếu sự kiện là phương tiện quảng bá trực tiếp, thì yếu tố để đạt mục tiêu quảng bá chính là sự tham gia ở cả hai phía: phía khách hàng và phía tổ chức sự kiện. Vì thế:
37. Trước, trong, sau sự kiện, công ty cần làm gì để phát huy tác dụng của khách hàng
38. Trước, trong, sau sự kiện, công ty cần làm gì để phát huy tác dụng của người tổ cức sự kiện
39. Làm gì để xác định đúng đối tượng khách hàng ?
40. Làm gì để thuyết phục khách hàng hưởng ứng bạn trong sự kiện thương mại này.
41. Làm gì để tuyển chọn đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu .
42. Làm gì để huấn luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu .
X. Làm gì để việc TCSK phục vụ cho mục tiêu kinh doanh
43. Làm gì để mỗi thành viên tham gia sự kiện được hiểu, nhớ, làm đúng “mục tiêu chung” của lần tổ chức 9 sự kiện này ?
44. Làm gì để mỗi thành viên tham gia mỗi sự kiện được hiểu, nhớ, làm đúng “mục tiêu” của sự kiện đó ?
45. Làm gì để mỗi sự kiện thực sự là một cuộc triển lãm hàng hoá hấp dẫn, thu hút,
46. Làm gì để tạo được tinh thần hiếu khách,
47. Làm gì để bảo đảm các yếu tố hậu cần và vô số những công việc lặt vặt khác.
48. Làm gì để mối thành viên tham gia sự kiện hiểu rằng “sự kiện cũng chỉ là một yếu tố, một thành phần trong toàn bộ chiến lược tiếp thị, là phương tiện để hướng đến mục đích cuối cùng và chịu sự chi phối của toàn bộ chiến lược kinh doanh của công ty ?”.
Chưa giải đáp thông suốt về 48 câu hỏi trên đây thì chưa nên ra quyết định tổ chức sự kiện (chưa "vấn" mà đã "đề"). Việc “hỏi - đáp” liên quan trước mắt đối với thủ trưởng và với nhóm tổ chức sự kiện.
Với thủ trưởng (nhà quản lý, chủ doanh nghiệp):
Việc tổ chức sự kiện có khi không do doanh nghiệp đãm trách mà phải thuê các nhóm dịch vụ tổ chức sự kiện; bấy giờ, tuỳ thuộc vào tỷ lệ % trọn gói trách nhiệm đến đâu để người thủ trưởng cung cấp thông tin hướng dẫn cho bên dịch vụ tổ chức sự kiện (căn cứ vào 48 câu hỏi đáp); nếu nhà quản lý thuê nhóm tổ chức sự kiện “chỉ đâu đánh đó” thì chủ doanh nghiệp ít phải trả lời câu hỏi (ông chủ bảo gì thì nhóm tổ chức làm điều ấy). Nhưng khi thuê nhóm tổ chức sự kiện để "giao trọn gói trách nhiệm" thì nhà quản lý phải chủ động cung cấp những yêu cầu cần thiết từ 48 câu hỏi trên đây trước khi nhóm này viết kịch bản chi tiết; việc viết và duyệt kịch bản được “căn cứ vào yêu cầu - đã được nhà quản lý triển khai từ trước đó”, không để xảy ra tình cảnh vừa viết vừa sửa.
Với nhóm tổ chức sự kiện (trọn gói):
Sau khi được phía chủ doanh nghiêp cho biết lý do, mục tiêu (WHY), việc lập “kịch bản” để tổ chức sự kiện được xuất phát từ một trong 4 hướng sau đây:
Một là, từ "quá trình" hoạt động (mục tiêu, nhiệm vụ, nội dung, phương pháp, phương tiện, con người, kết quả,...);
Hai là, từ các "chức năng" quản lý (hoạch định -> tổ chức -> chỉ đạo -> tổng kết);
Ba là, từ quy tắc (4 W+ H) hay [(what, when, where, who) + how)]
Bốn là, phối hợp các hướng trên đây. Ví dụ: (theo hướng “phối hợp”), nhóm tổ chức sự kiện sẽ hỏi đáp 12 câu sau đây trước khi dưng kịch bản:
1. Các mục tiêu của sự kiện này là gì ?
2. Sự kiện sẽ tổ chức ở đâu ? Chỗ đó ra sao ?
3. Sự kiện sẽ tổ chức từ bao giờ ?
4. Thời tiết lúc ấy thế nào ?
5. Hoạt động của sự kiện gồm lần lượt những gì ?
6. Nhóm tổ chức sự kiện gồm những ai ? Quan hệ giữa họ ra sao (Phối hợp, phục tùng, chỉ huy)
7. Phương pháp tổ chức sự kiện là gì ?
8. Phương tiện cho nhóm tổ chức sự kiện gồm những gì ?
9. Nhóm thực hiện sự kiện gồm những ai (diễn viên, khách mời, ...) ? Tính chuyên nghiệp của họ ra sao ?
10. Phương tiện cho những người thực hiện sự kiện sử dụng - gồm những gì ?
11. Nhóm khách hàng mục tiêu đối với sự kiện này là những ai ? Những hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi tổ chức sự kiện ) ?
12. Nhóm khách hành tiềm năng đối với sự kiện này là những ai ? Những hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi tổ chức sự kiện ) ?
13. Có sự xuất hiện của nhóm cạnh tranh hay không ? Họ là những ai ? Những hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi tổ chức sự kiện) ?
14. Các biện pháp khích lệ người tham gia sự kiện (phía nhóm tổ chức, phía nhóm thực hiện) là những gì ? vào lúc nào (trong khi, sau khi) ?
15. Các biện pháp đánh giá người tham gia sự kiện (phía nhóm tổ chức, phía nhóm thực hiện) là những gì ? vào lúc nào (trong khi, sau khi) ?
16. Việc tổng kết sự kiện để rút bài học kinh nghiệm (cho chủ doanh nghiệp, cho phía tổ chức sự kiện).
